L’entretien de votre immeuble
1/ les visites de surveillance
Le syndic visite votre immeuble pour vérifier l’état de la copropriété et déceler les dysfonctionnements éventuels. La fréquence de ses visites est fonction de la taille de l’immeuble, des nécessités et des modalités fixées au contrat.
2/ les pannes et interventions
Suite à une demande d’un copropriétaire, d’employé d’immeuble ou du gardien signalant une panne ou un dysfonctionnement, le syndic effectue une demande d’intervention auprès d’une entreprise qui réalisera au plus vite la réparation.
En cas d’intervention importante (coût élevé, problème techniquement complexe…), l’entreprise procédera au préalable à une visite sur place, afin d’établir un devis.
Le Conseil Syndical sera consulté avant de confirmer la commande de travaux à l’entreprise dans la limite définie par l’Assemblée Générale
.
Le syndic s’assure de la bonne exécution des travaux, et en apprécie la qualité ; il vérifie la facture et sa conformité par rapport au devis et à la commande.
Gestion du personnel de l’immeuble
Le syndic aura à gérer 2 types de personnel dont le Syndicat Des Copropriétaires est l’employeur :
- les gardiens concierges
- les employés d’immeuble
Le syndic assurera le suivi du personnel :
- Sélection et embauche
- Définition des tâches à effectuer
- Contrôle de la bonne exécution des tâches (selon le contrat de travail) : information des habitants de l’immeuble, tenue de la main courante, achat des produits d’entretien des parties communes, achat de fournitures et prise en charge de petites réparations, demandes d’interventions auprès du syndic, intervention sur pannes et incidents, surveillance des entreprises intervenant dans l’immeuble, protection des parties communes lors des déménagements, distribution des colis, respect du stationnement…
- Remplacement lors des congés.
- Gestion de la paie.
Le suivi des gros travaux
Engager des gros travaux est une décision importante, et le processus peut s’étaler sur plusieurs années, et requiert parfois une Assemblée Générale spécifique.
Les étapes classiques sont les suivantes :
Identifier les besoins : Le syndic et le Conseil Syndical examinent le carnet d’entretien, consultent les résidents, ou lancent un audit technique de la résidence, soit général, soit sur un problème particulier (acoustique, humidité).
Hiérarchiser les travaux : il n’est pas possible de tout lancer en même temps. Le syndic et le Conseil Syndical vont donc hiérarchiser les priorités, selon leur caractère d’urgence (toiture, ravalement), les contraintes réglementaires (mise aux normes ascenseurs), ou les choix propres des résidents (améliorations, embellissements).
Préparer les travaux : du cahier des charges à la consultation des entreprises, avec ou sans le concours d’un expert (architecte), le syndic et le Conseil Syndical définissent les prestations attendues et rencontrent les entreprises.
Élaborer le projet final : Au vu des devis, le Conseil Syndical et le syndic sélectionnent les offres à soumettre à l’Assemblée Générale, ils peuvent également préparer un plan de financement (emprunt, subventions).
Faire voter en Assemblée Générale : L’Assemblée Générale doit se prononcer sur le principe des travaux, sur le calendrier des règlements, ainsi que sur le choix de l’entreprise retenue.
Selon la nature des travaux, les règles de majorité requises peuvent différer. Votre syndic peut aussi, durant l’Assemblée Générale, illustrer la résolution avec un reportage photographique vous permettant de mieux identifier la proposition qui vous est faite.
Le coût des travaux : Votre dossier de convocation contient les devis des entreprises, ainsi qu’une simulation du coût des travaux pour votre quote-part.