L’ordre du jour

Le propriétaire qui souhaite proposer un point à l’ordre du jour (exemple : obtenir l’accord de procéder à des travaux dans son logement) doit signifier sa demande auprès du syndic avant la convocation à l’Assemblée Générale. Le syndic pourra ainsi inscrire sa demande à l’ordre du jour.

La convocation à l’assemblée générale contient l’ordre du jour et les éléments nécessaires à l’Assemblée Générale pour débattre des points à l’ordre du jour.

L’assemblée Générale délibérera valablement que sur les points définis à l’ordre du jour : vous devez veiller à ce que les questions que vous souhaitez voir abordées y figurent.

Vous pouvez ajouter autant de questions que vous le souhaitez à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale, à condition de faire votre demande, avec des questions précises, à votre Syndic avant la convocation, par courrier recommandé pour les points importants.

Une question envoyée trop tard peut, malgré tout, être traitée par l’Assemblée Générale, mais elle pourra être contestée dans les deux mois de la notification du procès-verbal de l’Assemblée Générale.

La convocation à l’assemblée générale

En application du Décret du 17 Mars 1967, le syndic prend l’initiative de convoquer une Assemblée Générale. Elle peut toutefois être demandée au syndic, soit par le Conseil Syndical s’il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires. Le syndic doit prévenir 21 jours à l’avance au moins, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise directement aux copropriétaires, généralement par le concierge, contre émargement. Le point de départ de ce délai est fixé au lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire. En cas d’urgence, ce délai peut ne pas être respecté.

L’ordre du jour et tous les documents utiles à la préparation de la réunion (budget prévisionnel, contrat de syndic) doivent être joints à la convocation.

L’assemblée générale des copropriétaires doit se réunir une fois par an au minimum.

Signer la feuille de présence

La feuille de présence permet de noter qui est présent, représenté ou absent à l’Assemblée Générale, mais aussi de voir si le quorum est atteint pour chacun des points de l’ordre du jour.

La feuille de présence indique les noms des copropriétaires et leurs représentants éventuels, leurs adresses et leurs tantièmes.

Chaque copropriétaire doit signer la feuille de présence pour faire valoir son droit de vote lors de l’Assemblée Générale selon le nombre de voix qu’il possède. Il doit également signifier son départ en cours de séance de l’Assemblée Générale pour pouvoir contester éventuellement une décision prise après son départ.

La nomination du bureau

L’Assemblée Générale élit à la majorité de l’article 24 son bureau constitué du Président de séance, de scrutateurs et d’un secrétaire.

Seul le président de séance est obligatoire, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété.

Il est courant que le syndic joue le rôle de secrétaire de séance.

La reconduction du mandat de syndic

Le renouvellement ou le changement de syndic doit être décidé par l’Assemblée Générale des copropriétaires selon la majorité absolue de l’article 25, sauf la fixation des honoraires, qui s’effectue à la majorité simple.

Toute personne physique ou morale peut être désignée syndic, à condition d’être juridiquement capable.

Le syndic doit obligatoirement être un professionnel doté d’une carte professionnelle portant la mention « gestion immobilière ». Cependant, un copropriétaire ou son conjoint peut donc être désigné syndic bénévole.

En aucun cas le président du Conseil Syndical ne peut se substituer au syndic.

Le mandat du syndic peut aller jusqu’à 3 ans. Mais nous proposons systématiquement à l’Assemblée Générale des copropriétaires de voter un mandat d’un an pour vous permettre de nous challenger facilement.

Le vote et les différentes majorités

Calcul des voix : Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant aux tantièmes de sa quote-part dans les parties communes.

Il existe différentes règles de majorité selon la nature et l’importance des décisions à prendre.

En cas de silence de la loi ou du règlement de copropriété, c’est la majorité de l’art. 24 (majorité simple) qui s’applique.

Les différentes majorités

Exemples de décisions

Majorité simple

Article 24

Plus de 50% des voix exprimées (TANTIÈMES) des copropriétaires présents ou représentés

Travaux d’entretien
Ex: Nettoyage des parties communes, entretien des espaces verts, budget.

Majorité absolue

Article 25

Plus de 50% des voix (tantièmes) de l’ensemble des copropriétaires présents, représentés et absents

Élection du syndic
Provisions pour travaux
Élection du conseil syndical

Double majorité

Article 26

Plus de 50% des copropriétaires en nombre représentant au moins 2/3 des voix
(tantièmes) de l’ensemble des copropriétaires

Travaux d’amélioration de l’immeuble

Ex: installation d’un ascenseur

Unanimité

Accord de l’ensemble des copropriétaires : 100% des voix (tantièmes)

Certaines modifications du règlement de copropriété (répartition des charges)

A noter : Lorsqu’un copropriétaire possède une quote-part supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. (Article 22 de la loi du 10 juillet 1965).

Se faire représenter à l’Assemblée Générale

Si vous ne pouvez pas être présent, vous pouvez vous faire représenter et participer aux décisions.

Comment et par qui être représenté ?

Un pouvoir vierge est toujours joint à la convocation.

Vous avez la possibilité de transmettre ce pouvoir, daté et signé, à :

  • un membre du Conseil Syndical (en général le président) qui vous représentera ou le remettra à un copropriétaire.
  • une personne (parent, ami, voisin, qu’il soit membre ou non du Syndicat Des Copropriétaires), que vous chargez de vous représenter en mentionnant son nom sur le pouvoir.
  • à défaut, vous avez la possibilité d’envoyer votre pouvoir au syndic qui le remettra à la personne que vous avez désignée ou à défaut au président du Conseil Syndical. Le pouvoir ne doit pas être libellé au nom du syndic ou de son préposé (le gardien), la loi lui interdisant de vous représenter.

Certaines décisions nécessitent le vote positif d’une majorité renforcée de copropriétaires. Si le nombre de propriétaires présents ou représentés est inférieur à cette majorité, les décisions ne peuvent être prises, sauf à convoquer une seconde Assemblée Générale.

Le syndic doit notifier le procès-verbal d’Assemblée Générale par lettre recommandée à tout propriétaire absent et non représenté, ce qui génère des charges supplémentaires non négligeables.

Comment exprimer votre opinion ?

Si vous confiez un pouvoir en blanc, au Conseil Syndical ou à une personne désignée par vous, cette personne aura toute latitude pour voter librement à votre place. Pour exprimer vos décisions, la meilleure solution consiste à préciser sur le pouvoir ou sur un courrier d’accompagnement daté et signé vos consignes de vote pour les résolutions concernées.

A savoir : Selon l’article 22 de la loi du 31/12/85, une personne ne peut détenir plus de 3 pouvoirs sauf si le total des voix dont elle dispose reste inférieur à 5% des voix du Syndicat Des Copropriétaires.

Le procès verbal d’Assemblée Générale

Le procès-verbal constitue un compte-rendu qui authentifie les débats qui se sont tenus lors de l’Assemblée Générale.

Chaque copropriétaire, en particulier celui qui est absent et non représenté, reçoit le procès-verbal dans les jours qui suivent l’Assemblée Générale et au plus tard dans les 2 mois.

Ce document a pour objet de répertorier les décisions prises par l’Assemblée Générale et non les débats. Il est approuvé et signé par les membres du bureau de séance avant diffusion.

À compter de sa présentation par le facteur, les copropriétaires opposants ou absents et non représentes disposent d’un délai de contestation de 2 mois. C’est pourquoi, certaines décisions prises en Assemblée Générale ne sont pas exécutées immédiatement (notamment les travaux soumis à l’article 25 et 26 – sauf urgence).

Le budget prévisionnel

Le syndic est chargé d’établir un budget des dépenses courantes qu’il propose d’abord au Conseil Syndical. Le budget prévisionnel est ensuite soumis au vote lors de l’Assemblée Générale. Ce budget est établi au regard des dépenses passées et de celles envisagées dans le courant de l’année en tenant compte de l’indexation des contrats existants. Ne sont pas compris dans le budget les travaux votés par l’assemblée générale et les travaux hors gestion courante dont le règlement est exigible selon les modalités fixées par l’assemblée générale. Le budget et ses annexes figurent au titre des documents qui doivent accompagner la convocation à l’assemblée générale.

Les appels de charges et règles de répartition

Le règlement de copropriété définit, pour chaque lot, un nombre de tantièmes qui est calculé principalement en fonction de la surface et l’étage.

Certaines dépenses ne concernent pas tous les lots de l’immeuble (par exemple, les rez-de-chaussée n’ont pas l’usage de l’ascenseur, ni des cages d’escalier desservant les étages supérieurs). C’est pourquoi, le règlement de copropriété définit, en complément des tantièmes, des clés de répartition.

Avance de trésorerie :

Le syndic peut exiger le versement de l’avance de trésorerie permanente prévue au règlement de copropriété ou décidée par l’Assemblée Générale.

Charges sur budget :

Les appels de charges sont envoyés avant le début de chaque trimestre aux copropriétaires.

Ils représentent chacun 25 % du budget prévisionnel adopté en Assemblée Générale. En fin d’année, les comptes sont clôturés.

Dès que l’Assemblée Générale a approuvé les comptes, on procède à la régularisation des charges :

  • si les versements trimestriels ont été supérieurs aux dépenses réelles de l’année, le crédit viendra en déduction des appels de charges à venir.
  • si les versements trimestriels ont été inférieurs aux dépenses réelles de l’année, le débit viendra en supplément des appels de charges à venir.

Les appels spéciaux travaux :

Certains travaux (ravalement de façade, étanchéité, toiture, rénovation des parties communes) ne relèvent pas de l’entretien courant.

Ces travaux sont votés lors de l’Assemblée Générale après présentation de plusieurs devis et sont payés par des appels spéciaux dont le montant et la périodicité sont définis par l’Assemblée Générale.

La gestion des impayés

Sans un paiement régulier des charges, le syndic ne peut pas gérer correctement les parties communes, et c’est tout l’immeuble qui en subit les conséquences. Le syndic instaure, avec le Conseil Syndical, une méthode de recouvrement adaptée à l’immeuble.

En cas d’impayé, le syndic se doit d’engager une mesure de régularisation de la situation.

Une lettre de rappel est envoyée dans un premier temps, puis une lettre de mise en demeure envoyée en recommandée A/R si les charges ne sont toujours pas acquittés, etc.

Tous les frais de recouvrement sont imputés au copropriétaire débiteur.

La vérification des comptes

Pour les copropriétaires qui le souhaitent, la consultation des documents comptables (comptes de charges et bancaires, les justificatifs de charges) devra se faire à la date fixée lors de l’Assemblée Générale ou sur rendez-vous à ses frais.

Le compte bancaire séparé

Il correspond à un compte bancaire sur lequel les encours de trésorerie sont au nom exclusif du Syndicat Des Copropriétaires.

En accord avec l’avis du CNC, un compte bancaire séparé est ouvert au nom de la copropriété. Cette prestation devrait être incluse dans les honoraires de gestion courante.