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Gestion du personnel de l’immeuble

Le syndic aura à gérer 2 types de personnel dont le Syndicat Des Coproprietaires est l’employeur :

  • les gardiens concierges
  • les employés d’immeuble

Le syndic assurera le suivi du personnel :

  • Sélection et embauche
  • Définition des tâches à effectuer
  • Contrôle de la bonne exécution des tâches (selon le contrat de travail) : information des habitants de l’immeuble, tenue de la main courante, achat des produits d’entretien des parties communes, achat de fournitures et prise en charge de petites réparations, demandes d’interventions auprès du syndic, intervention sur pannes et incidents, surveillance des entreprises intervenant dans l’immeuble, protection des parties communes lors des déménagements, distribution des colis, respect du stationnement…
  • Remplacement lors des congés.
  • Gestion de la paie.

Le suivi des gros travaux

Engager des gros travaux est une décision importante, et le processus peut s’étaler sur plusieurs années, et requiert parfois une Assemblée Générale spécifique.

Les étapes classiques sont les suivantes :

Identifier les besoins : Le syndic et le Conseil Syndical examinent le carnet d’entretien, consultent les résidents, ou lancent un audit technique de la résidence, soit général, soit sur un problème particulier (acoustique, humidité).

Hiérarchiser les travaux : il n’est pas possible de tout lancer en même temps. Le syndic et le Conseil Syndical vont donc hiérarchiser les priorités, selon leur caractère d’urgence (toiture, ravalement), les contraintes réglementaires (mise aux normes ascenseurs), ou les choix propres des résidents (améliorations, embellissements).

Préparer les travaux : du cahier des charges à la consultation des entreprises, avec ou sans le concours d’un expert (architecte), le syndic et le Conseil Syndical définissent les prestations attendues et rencontrent les entreprises.

Élaborer le projet final : Au vu des devis, le Conseil Syndical et le syndic sélectionnent les offres à soumettre à l’Assemblée Générale, ils peuvent également préparer un plan de financement (emprunt, subventions).

Faire voter en Assemblée Générale : L’Assemblée Générale doit se prononcer sur le principe des travaux, sur le calendrier des règlements, ainsi que sur le choix de l’entreprise retenue.

Selon la nature des travaux, les règles de majorité requises peuvent différer. Votre syndic peut aussi, durant l’Assemblée Générale, illustrer la résolution avec un reportage photographique vous permettant de mieux identifier la proposition qui vous est faite.

Le coût des travaux : Votre dossier de convocation contient les devis des entreprises, ainsi qu’une simulation du coût des travaux pour votre quote-part.

La convocation à l’assemblée générale

En application du Décret du 17 Mars 1967, le syndic prend l’initiative de convoquer une Assemblée Générale. Elle peut toutefois être demandée au syndic, soit par le Conseil Syndical s’il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires. Le syndic doit prévenir 21 jours à l’avance au moins, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise directement aux copropriétaires, généralement par le concierge, contre émargement. Le point de départ de ce délai est fixé au lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire. En cas d’urgence, ce délai peut ne pas être respecté.

L’ordre du jour et tous les documents utiles à la préparation de la réunion (budget prévisionnel, contrat de syndic) doivent être joints à la convocation.

L’assemblée générale des copropriétaires doit se réunir une fois par an au minimum.

Signer la feuille de présence

La feuille de présence permet de noter qui est présent, représenté ou absent à l’Assemblée Générale, mais aussi de voir si le quorum est atteint pour chacun des points de l’ordre du jour.
La feuille de présence indique les noms des copropriétaires et leurs représentants éventuels, leurs adresses et leurs tantièmes.
Chaque copropriétaire doit signer la feuille de présence pour faire valoir son droit de vote lors de l’Assemblée Générale selon le nombre de voix qu’il possède. Il doit également signifier son départ en cours de séance de l’Assemblée Générale pour pouvoir contester éventuellement une décision prise après son départ.

La nomination du bureau

L’Assemblée Générale élit à la majorité de l’article 24 son bureau constitué du Président de séance, de scrutateurs et d’un secrétaire.
Seul le président de séance est obligatoire, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété.
Il est courant que le syndic joue le rôle de secrétaire de séance.

La reconduction du mandat de syndic

Le renouvellement ou le changement de syndic doit être décidé par l’Assemblée Générale des copropriétaires selon la majorité absolue de l’article 25, sauf la fixation des honoraires, qui s’effectue à la majorité simple.
Toute personne physique ou morale peut être désignée syndic, à condition d’être juridiquement capable.
Le syndic doit obligatoirement être un professionnel doté d’une carte professionnelle portant la mention “gestion immobilière”. Cependant, un copropriétaire ou son conjoint peut donc être désigné syndic bénévole.
En aucun cas le président du Conseil Syndical ne peut se substituer au syndic.
Le mandat du syndic peut aller jusqu’à 3 ans. Mais nous proposons systématiquement à l’Assemblée Générale des copropriétaires de voter un mandat d’un an pour vous permettre de nous challenger facilement.

Le vote et les différentes majorités

Calcul des voix : Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant aux tantièmes de sa quote-part dans les parties communes.

Il existe différentes règles de majorité selon la nature et l’importance des décisions à prendre.

En cas de silence de la loi ou du règlement de copropriété, c’est la majorité de l’art. 24 (majorité simple) qui s’applique.

 

LES DIFFÉRENTES MAJORITÉS EXEMPLES DE DÉCISIONS
MAJORITÉ SIMPLE
Article 24
Plus de 50% des voix exprimées (TANTIÈMES) des copropriétaires présents ou représentés
Travaux d’entretien
Ex: Nettoyage des parties communes, entretien des espaces verts, budget.
MAJORITÉ ABSOLUE
Article 25
Plus de 50% des voix (tantièmes) de l’ensemble des copropriétaires présents, représentés et absents
Élection du syndic
Provisions pour travaux
Élection du conseil syndical
DOUBLE MAJORITÉ
Article 26
Plus de 50% des copropriétaires en nombre représentant au moins 2/3 des voix
(tantièmes) de l’ensemble des copropriétaires
Travaux d’amélioration de l’immeuble
Ex: installation d’un ascenseur
UNANIMITÉ
Accord de l’ensemble des copropriétaires : 100% des voix (tantièmes)
Certaines modifications du règlement de copropriété (répartition des charges)

 
A noter : Lorsqu’un copropriétaire possède une quote-part supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. (Article 22 de la loi du 10 juillet 1965).

Se faire représenter à l’Assemblée Générale

Si vous ne pouvez pas être présent, vous pouvez vous faire représenter et participer aux décisions.
Comment et par qui être représenté ?
Un pouvoir vierge est toujours joint à la convocation.
Vous avez la possibilité de transmettre ce pouvoir, daté et signé, à :
– un membre du Conseil Syndical (en général le président) qui vous représentera ou le remettra à un copropriétaire.
– une personne (parent, ami, voisin, qu’il soit membre ou non du Syndicat Des Coproprietaires), que vous chargez de vous représenter en mentionnant son nom sur le pouvoir.
– à défaut, vous avez la possibilité d’envoyer votre pouvoir au syndic qui le remettra à la personne que vous avez désignée ou à défaut au président du Conseil Syndical. Le pouvoir ne doit pas être libellé au nom du syndic ou de son préposé (le gardien), la loi lui interdisant de vous représenter.
Certaines décisions nécessitent le vote positif d’une majorité renforcée de copropriétaires. Si le nombre de propriétaires présents ou représentés est inférieur à cette majorité, les décisions ne peuvent être prises, sauf à convoquer une seconde Assemblée Générale.
Le syndic doit notifier le procès verbal d’Assemblée Générale par lettre recommandée à tout propriétaire absent et non représenté, ce qui génère des charges supplémentaires non négligeables.
Comment exprimer votre opinion ?
Si vous confiez un pouvoir en blanc, au Conseil Syndical ou à une personne désignée par vous, cette personne aura toute latitude pour voter librement à votre place. Pour exprimer vos décisions, la meilleure solution consiste à préciser sur le pouvoir ou sur un courrier d’accompagnement daté et signé vos consignes de vote pour les résolutions concernées.
A savoir : Selon l’article 22 de la loi du 31/12/85, une personne ne peut détenir plus de 3 pouvoirs sauf si le total des voix dont elle dispose reste inférieur à 5% des voix du Syndicat Des Coproprietaires.

Le procès verbal d’Assemblée Générale

Le procès verbal constitue un compte-rendu qui authentifie les débats qui se sont tenus lors de l’Assemblée Générale.

Chaque copropriétaire, en particulier celui qui est absent et non représenté, reçoit le procès-verbal dans les jours qui suivent l’Assemblée Générale et au plus tard dans les 2 mois.

Ce document a pour objet de répertorier les décisions prises par l’Assemblée Générale et non les débats. Il est approuvé et signé par les membres du bureau de séance avant diffusion.

À compter de sa présentation par le facteur, les copropriétaires opposants ou absents et non représentes disposent d’un délai de contestation de 2 mois. C’est pourquoi, certaines décisions prises en Assemblée Générale ne sont pas exécutées immédiatement (notamment les travaux soumis à l’article 25 et 26 – sauf urgence).

Le budget prévisionnel

Le syndic est chargé d’établir un budget des dépenses courantes qu’il propose d’abord au Conseil Syndical. Le budget prévisionnel est ensuite soumis au vote lors de l’Assemblée Générale. Ce budget est établi au regard des dépenses passées et de celles envisagées dans le courant de l’année en tenant compte de l’indexation des contrats existants. Ne sont pas compris dans le budget les travaux votés par l’assemblée générale et les travaux hors gestion courante dont le règlement est exigible selon les modalités fixées par l’assemblée générale. Le budget et ses annexes figurent au titre des documents qui doivent accompagner la convocation à l’assemblée générale.