La comptabilité de copropriété

La comptabilité de copropriété pour les NULSNouvelles règles comptable : article 1 du décret du 14 mars 2005

Les nouvelles règles comptables de copropriété sont décrites dans l’article 1 du décret du 14 mars 2005 et s’appliquent à tous les syndicats de copropriétaires que celui fonctionne en syndic bénévole ou professionnel. Ce décret est entré en vigueur depuis le 1er janvier 2007.

Seules les petites copropriétés de moins de 10 lots et un budget prévisionnel inférieur à 15 000 € ne sont pas soumises à la comptabilité en partie double, mais doivent établir un budget prévisionnel. Cependant chez SyndicEnLigne.com, les nouvelles règles comptables sont appliquées pour toutes nos copropriétés.

Des lors la comptabilité de copropriété suit ainsi les principes de base de comptabilité d’entreprise, c’est à dire une comptabilité d’engagement en partie double.

La notion de comptabilité en partie double signifie que toute opération est enregistrée dans au moins deux comptes : un au débit et un autre au crédit. Tout évènement, dans la comptabilité en partie double est inscrit dans deux comptes simultanément. Ce qu’on impute dans un compte a son équivalent dans un autre compte. On appelle cette équivalence : la CONTREPARTIE.

La nouvelle comptabilité suit aussi le principe d’indépendance des exercices. Ainsi, c’est la fin de la comptabilité d’encaissement/décaissement.
La nouvelle normalisation comptable va permettre de connaître les charges et produits réel de chaque exercice et donc de comparer les exercices entre elles et ainsi avoir une meilleure visibilité sur l’évolution des comptes de la copropriété au fil des années.

Auparavant, les syndics employaient la méthode de comptabilité simple dite “de trésorerie” qui consistait à enregistrer les frais lors de leurs règlements et les recettes lors de leurs encaissements. Cette méthode permettait uniquement un enregistrement comptable limité aux flux de trésorerie.
Les nouvelles normes comptables obligent les syndics à tenir une comptabilité d’engagement ce qui signifie que désormais :
– Un produit est comptabilisé dès qu’il est acquis (encaissé ou non).
– Une charge, est comptabilisée dès lors qu’elle est due (réglée ou non).

La comptabilité d’engagement en partie double possède de multiples avantages. Elle permet un suivi rigoureux de la vie et de la situation financière des copropriétés; et chaque évènement (commande, arrivée des factures, règlement, règlement partiel, trop versé, etc.) est désormais identifiable.

Nomenclature comptable
Le plan comptable général utilisé en entreprise a été adapté aux copropriétés et un plan comptable applicable à tous les syndicats de copropriété est créé.

Le syndic doit tenir une liste des comptes numérotés et classés selon une nomenclature obligatoire.

Les comptes se divisent en 5 classes
Classe 1 : provisions, avances, subventions, emprunts ;
Classe 4 : copropriétaires et tiers ;
Classe 5 : comptes financiers ;
Classe 6 : comptes de charges ;
Classe 7 : comptes de produits.

Les comptes de charges sont codifiés selon le plan comptable général, c’est-à-dire par nature de dépense (achats, services extérieurs, autres services extérieurs, etc.)

Si la nomenclature comptable ne lui permet pas d’enregistrer distinctement toutes les opérations, le syndic peut créer des sous-comptes, obligatoirement rattachés au compte dont ils dépendent.

Un plan comptable adapté

Le secteur de la copropriété étant bien spécifique, il était important d’adapter la nomenclature de comptes à l’activité concernée.
Un cadre bien défini permet de prévoir des règles techniques, ainsi que des obligations et interdictions également bien adaptées.
De ce nouveau plan comptable en découle aussi une obligation de présentation des comptes selon des dispositions spécifiques.

Les annexes

Le décret a prévu 5 annexes :

Annexe 1 : État financier après répartition (bilan)
• La situation financière et la trésorerie,
• Les créances,
• Les dettes,
• Cet état reprend les soldes à la date de clôture et à la clôture précédente (n-1).
• Il est établi après répartition (régularisation de charges)

Annexe 2 : Compte de gestion général et budget prévisionnel (par nature de dépenses)

Il s’agit du compte de résultat présenté selon la nomenclature du plan comptable :
• Les dépenses de l’année antérieure (n – 1)
• Le budget prévisionnel voté pour l’exercice analysé (n)
• Les dépenses de l’exercice analysé (n)
• Le budget de l’exercice suivant (n + 1)
• Le budget à 2 ans (n + 2)
Le document présente le résultat courant (excédent ou déficit) de l’exercice analysé auquel s’ajoute le résultat exceptionnel (travaux).

Annexe 3 : Compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel (par clé de répartition)

Les colonnes sont identiques à l’annexe 2 mais les charges sont classées par clé de ventilation selon la répartition en tantièmes (CCG, CCP, bât, entrée)

Seul le résultat courant figure à l’annexe 3.

Annexe 4 : Compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles (travaux achevés)

Il permet de présenter à l’approbation de l’Assemblée Générale le bilan des travaux réalisés et terminés à la clôture de l’exercice, comparés aux budgets votés et aux provisions appelées.

Annexe 5 : État des travaux et opérations exceptionnelles (en cours)

Cet état reprend les travaux et opérations exceptionnelles en cours.

Il reprend pour chaque résolution non achevée :
• Le montant voté à l’AG
• Les travaux payés (réglés au fournisseur)
• Les travaux réalisés (facturés par le fournisseur)
• Les appels faits auprès des copropriétaires
• Le solde entre les appels et les factures

Pour aller plus loin et découvrir le vocabulaire de la gestion de copropriété, rendez-vous ici.

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